年會活動，如何用最少的預算達到最好的活動效果？對于年會策劃者，這是一個大難題。

成都活動策劃公司教您怎么控制年會活動成本

一、交通

將年會安排在臨近的區(qū)域范圍內.隨著汽油價格上漲,交通費用在不斷增加.為了將交通費用降低到最低點,要盡可能將年會安排在距離大多數(shù)參會代表住宿地點比較近的地方,或者盡可能找一個參會代表可以步行到會場的年會中心去開會.

引導同城的參會代表乘坐公共交通工具到年會現(xiàn)場,特別是年會中心正好有?？空镜?通常情況下,乘坐公共交通工具比安排專車穿城接送速度要快,比乘坐出租車價格要低.將迎送服務改為報銷機場班車、公交車或地鐵發(fā)票.

在與酒店、度假村商談的時候,要求他們免費為嘉賓提供來去酒店的專車服務,而且要預留免費的停車位.

要求當?shù)氐某鲎廛嚬緸閰淼秸褂[現(xiàn)場、餐館以及景點提供打折服務.
使用航空公司的貴賓休息室為年會團隊提供迎送服務.

旅行要錯過高峰期(一大早或晚上).

問一問酒店是否提供機場免費接送服務.

讓年會中心為參會代表在轉移時提供一些必要的暫時休息場所.

讓贊助商支付班車費用,作為交換,可以在酒店班車的宣傳牌、年會中心的班車停靠站以及班車上為他們做廣告.

搞清楚需要多少臺客車,預訂恰當?shù)淖蝗萘?

如果你的大部分團隊成員體力比較好的話,可以將酒店訂在年會中心附近步行的范圍內,無需提供接送服務.如果這樣做的話,一定在你的注冊材料中寫清楚,讓參會代表都知道.

如果你的參會代表中有許多殘疾人,盡量將他們安排在一個或相近的幾個酒店中,以便于集中安排殘疾人車輛.

二、會務組成員：雇傭現(xiàn)場注冊和服務人員,不用為會務組成員付交通費.

了解當?shù)氐募影嘞拗坪鸵?guī)定.安排會務組成員在正常工作時間內開展工作,避免加班.

按天為會務組成員提供差旅補助,精確地規(guī)劃出他們在餐飲和交通費用方面的許可范圍.

盡可能多用實習生和志愿者.

三、演講人與娛樂

請會員或當?shù)厝俗餮葜v人.對于任何領域的任何協(xié)會來說,會員名單中總是會有一些重量級的專家可以作演講人.如果可能的話,以減免注冊費的方式邀請會員到會演講.也可以邀請當?shù)氐难葜v人,以節(jié)省旅行費用.

對于那些需要旅行到年會舉辦地的演講人,給他們準備好旅行指南,這樣就不用另付大巴、五星級酒店以及頭等艙機票費用.

如果考慮邀請知名的天才演出團體為你進行一個晚上演出的話,就與當?shù)氐慕烫脠F體、青年團體或學校團體聯(lián)系,來滿足你的音樂和娛樂方面的　　需求.很多城市通常都有一些頗具天賦的演出人才,而且?guī)缀鯖]有什么費用.另外,如果他們是一個非盈利組織的話,你可以把演出費用捐給他們的組織,這 不能不算是一件好事.

開始行動吧!演講人和娛樂費用通常每年都上漲.鎖定今年的費用,放棄分項計算的方法,談一個一攬子費用方案.了解演出團隊的組合規(guī)則，以最大限度地減少所需的音樂家數(shù)量，尋找一個在你的年會舉辦時間前后在當?shù)匮不匮莩龅膱F隊.如果你預訂了一個已經在該地區(qū)演出的團隊,你可以節(jié)省機票 費用,沒準兒還能省下音響費用.

四、配置與搭建

了解一下在同一個酒店還有什么團隊在你的年會前后舉辦年會,與他們一起購買搭建所需的物品.這樣可以節(jié)省材料及拆建費用.

如果你的會期超過兩天,年會室的配置與搭建不要有變化.現(xiàn)場辦公用帶裙邊的餐桌就行,不必租用專用的辦公桌. 減少儲備用房,節(jié)省視聽與配置費用. 使用酒店里具有兩種配置功能的空間,比如一個空間既可以開會也可以用餐.可以用幕簾或植物把空間隔開. 使用一個戶外場所以減少裝飾費用. 使用公共場所開會,如圖書館、公園、植物園、博物館等.這些地方費用很低,因為有時候你可以到外面訂餐.