對(duì)于大型會(huì)議活動(dòng)，在安排、排練、正式會(huì)議活動(dòng)和拆除設(shè)備的過程中，可能發(fā)生食品、休息和人工等費(fèi)用。你的預(yù)算包括這些費(fèi)用嗎？合同是否規(guī)定這些費(fèi)用應(yīng)列入總帳？有沒有其他的服務(wù)公司來安裝設(shè)備？酒店的其他會(huì)議活動(dòng)是否會(huì)影響他們的安裝工作？

明確你的義務(wù)。你想為安裝設(shè)備的工作人員付伙食費(fèi)嗎？用餐時(shí)間算小時(shí)嗎？員工餐費(fèi)是單獨(dú)收取還是包含在簽約服務(wù)公司的書面預(yù)算中？有時(shí)你不必為食物付錢，但要確保你知道。你需要付更多的定金嗎？酒店需要支付其他外交安排的費(fèi)用嗎。燈光工程師和舞臺(tái)工作人員可能有不同的用餐時(shí)間表，以確定誰負(fù)責(zé)和監(jiān)督所有用餐事宜。

如果你雇傭了兩個(gè)不同的服務(wù)公司，一個(gè)是舞臺(tái)服務(wù)公司，另一個(gè)是視聽服務(wù)公司，確保他們知道彼此的日程安排，避免沖突。理想的情況是，負(fù)責(zé)舞臺(tái)的公司可以同時(shí)完成視聽設(shè)備、燈光和舞臺(tái)布景的工作。***找一家能提供***的公司來滿足你的所有要求，但是要平衡***和單一服務(wù)的價(jià)格。你可能只需要一個(gè)簡單的舞臺(tái)，對(duì)燈光和視聽的要求不亞于搖滾音樂會(huì)，或者你需要一個(gè)復(fù)雜的舞臺(tái)而只需要簡單的燈光。了解提供套餐服務(wù)的公司是否有您需要的設(shè)備，或者您是否可以根據(jù)需要租用設(shè)備。你需要確保你得到的設(shè)備最能滿足你的要求，而不僅僅是使用現(xiàn)有的設(shè)備。

在安裝視聽設(shè)備的工作人員到達(dá)之前，你需要做什么安排？比如吊燈是否應(yīng)拆卸，入口門高度是否足夠，通風(fēng)口是否應(yīng)關(guān)閉以防噪音等，安裝工作能否***限度地順利進(jìn)行？例如，您需要為員工做好哪些準(zhǔn)備，以確保他們獲得最多的工作時(shí)間？當(dāng)然，你不想在安裝團(tuán)隊(duì)到達(dá)后等其他人離開大廳和走廊。你必須比他們?cè)绲?，為他們的到來做?zhǔn)備。

了解所有可能的額外費(fèi)用。例如，在總賬單中，人員工資和電費(fèi)是按固定標(biāo)準(zhǔn)收取還是按實(shí)際使用情況收??？根據(jù)過去在會(huì)場舉行的會(huì)議活動(dòng)，估計(jì)費(fèi)用并列入預(yù)算。同時(shí)，預(yù)留10%的預(yù)算，實(shí)際成本低于預(yù)算要好于高于預(yù)算。另外，一定要要求一個(gè)網(wǎng)站的成本書面估計(jì)。