“凡事先辦后辦”，任何會議都要提前制定會議計劃，確保整個會議有章可循，并能按計劃分步進(jìn)行，逐月進(jìn)行，最終完成整個會議任務(wù)。會議計劃包括會議基本內(nèi)容的制定、會議事務(wù)工作組織的建立和會議預(yù)算的制定。

1、 會議

會議的基本內(nèi)容主要包括會議的名稱、主題、時間、地點和與會者。

會議名稱可以反映會議的基本情況。一般來說，它可以由以下幾個方面組成：會議的主辦單位、會議的主題、會議的類型、會議的時間或會期、會議的范圍、會議的規(guī)則和銷售、與會者等，如“XX小米旗艦新品發(fā)布會”，其中“小米”為會議主辦單位，“奇拓新品”為會議內(nèi)容，“XX”為會議時間，“會議”表示會議性質(zhì)或類型。另一個例子是“四川輕工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院第26屆學(xué)生代表大會”，其中“四川輕工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院”是主辦單位，“第16屆”是會議的會期，“學(xué)生代表”是會議的與會者，“會議”表示會議的類型。

會議名稱必須用準(zhǔn)確、規(guī)范的文字表述。它不僅用于會議的“會議通知”，還用于會議效果的宣傳和擴(kuò)大。大中型會議的名稱做成橫幅和標(biāo)語，放在會議主會場的正后方，作為會議的標(biāo)志，簡稱“標(biāo)志”。標(biāo)識必須全稱，不得隨意省略，以免因含義不當(dāng)或不合邏輯而產(chǎn)生誤解。

會議主題是根據(jù)會議目標(biāo)確定并付諸討論或解決的身體問題，是會議活動的基本要素。通常，會議的主題必須反映會議的目的和主題。問題有兩種：一種是由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要制定；另一種是由秘書經(jīng)過調(diào)查和綜合信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)，再由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。在一些重要的代表會議上，代表們首先提出的“提案”，經(jīng)大會秘書處匯總后，提交主席團(tuán)審議通過，可以成為會議議程中的一個會議議題。會議的議題應(yīng)當(dāng)適當(dāng)安排，以確保與會者能夠充分討論和發(fā)表意見，并有效利用時間。

會議人員安排每次會議的議題有以下技巧：①安排主要議題和一兩個小議題。② 同時將相同性質(zhì)的主題提交會議討論。③ 應(yīng)適當(dāng)準(zhǔn)備一些備用議題，以便在進(jìn)展順利、時間充足的情況下為會議提供進(jìn)一步的討論。

會議時間包括會議時間和會議期間。選擇合適的會議時間，安排合適的會議時間，對提高整個會議的效率有著重要的影響。因此，會議時間的選擇和會議時間的長短是會議策劃中需要考慮的重要因素。

（1） 會議時間是指會議開始和結(jié)束的時間節(jié)點。一般需要考慮以下幾個方面：①會議組織人員是否適合完成各項準(zhǔn)備工作。② 是否方便與會者，特別是會議的關(guān)鍵人物出席。3會議期間的自然因素。比如當(dāng)?shù)丶竟?jié)性氣候變化，盡量避免在氣候變化季節(jié)和地區(qū)聚集。

（2） 持續(xù)時間通常是指整個會議所需的時間長度。會議可以是短會議，也可以是長會議，包括分鐘、分鐘、小時、天，甚至天。要確定會議的會期，應(yīng)考慮以下因素：①討論多少議題。② 議程的簡單性。③ 適度緊繃。會議時間較長，應(yīng)合理安排休息時間。會議組織者應(yīng)當(dāng)盡可能準(zhǔn)確地估計會議所需的時間，并在會議通知中注明應(yīng)當(dāng)及時通知與會人員，以便他們有計劃地安排自己的有關(guān)事宜。

會議地點是指會議舉行的地點，或者具體地說是會議舉行的地點。為達(dá)到會議的預(yù)期效果，應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)和規(guī)模，綜合考慮會場規(guī)模、交通條件、服務(wù)水平、環(huán)境和設(shè)備。而一些重要的會議在選擇會場時應(yīng)考慮其政治或經(jīng)濟(jì)影響。

一般來說，選擇專業(yè)場地會省去很多麻煩，但相應(yīng)地，專業(yè)場地的租金會更貴。主辦單位應(yīng)落實會議次數(shù)，確定租用時間長短，并結(jié)合自身會議預(yù)算選擇合適的會場。