初步規(guī)劃：首先，你的活動目的是什么？策劃和實(shí)施接待、住宿、例會、晚餐、演出等500多個環(huán)節(jié)的活動。下一屆年會的總預(yù)算從50W開始，大部分是場館的住宿、例會、餐飲；

預(yù)算：你想達(dá)到什么樣的效果？這和你的預(yù)算有很大關(guān)系。有很多預(yù)算和風(fēng)格可以扔。作為甲方，您需要先與公司負(fù)責(zé)人聯(lián)系，再與酒店、會議策劃公司聯(lián)系，提出細(xì)化活動大概規(guī)模的建議，并將三方結(jié)合起來估算大概預(yù)算，提交審批；

制定具體的工作責(zé)任表和時間表，并預(yù)留足夠的準(zhǔn)備時間。建議大型會議提前30天準(zhǔn)備，為活動的視覺設(shè)計預(yù)留足夠的時間，并通知會議策劃公司將現(xiàn)場材料布置及表演部分外包；

必須有書面的實(shí)施計劃、總經(jīng)理、負(fù)責(zé)人和定期會議報告進(jìn)展情況。

參考本市多家同檔次酒店，逐一進(jìn)行實(shí)地調(diào)查。建議參考交通便利、遠(yuǎn)離市區(qū)的高端酒店。再者，還是盡量在里面吃住為好。酒店落戶后，帶會議策劃公司對場地進(jìn)行測量，與公司行政部確定參會人員名單，并將設(shè)計邀請函提交會議策劃公司并發(fā)出。

這兩個可以移交給專業(yè)會議策劃公司和公司采購。

排練會應(yīng)提前一、兩天以上召開，確保問題隨時得到解決。事實(shí)上，根據(jù)我個人的經(jīng)驗(yàn)，只要前期的規(guī)劃方案做得足夠詳細(xì)，中間的實(shí)施環(huán)節(jié)不耽誤，基本上沒有大問題。

分享幾個磁帶丟失設(shè)備的故事：

音頻設(shè)備已卸下并準(zhǔn)備掛起。發(fā)現(xiàn)電動葫蘆控制器未配置。暫時從照明組借用控制器來懸掛揚(yáng)聲器。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，電動葫蘆無鏈條袋，葫蘆鏈條無存放袋！

樂隊表演試聽時，我?guī)Я耸畮讉€麥克風(fēng)，但其中四五個沒有麥克風(fēng)夾；我設(shè)法把它們放在一起，但我發(fā)現(xiàn)麥克風(fēng)夾和小麥框架螺絲的規(guī)格不匹配，我仍然需要添加轉(zhuǎn)換螺絲！不過，樂隊來了，先用通用電氣膠水把他們綁起來！

系統(tǒng)已經(jīng)安裝調(diào)試完畢，準(zhǔn)備排練。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，沒有電池，無線麥克風(fēng)就不能打開。就等著演員和導(dǎo)演等著，再找附近的銷售部去買電池吧！因此，城鄉(xiāng)結(jié)合部第三銷售部購買的電池是假的，無線話筒不到半小時就會斷電！