??1．制定會議計劃

1) 確定會議主題或議題

會議主題是會議要討論的主要問題和要議定的事項，它決定著會議的性質(zhì)和方向，是

會議目標的體現(xiàn)。議題是對會議主題的細化，是由領導決定的。確定主題的主要方法：一是要有確實的依據(jù)，二是必須要結(jié)合本單位的實際，三是要有明確的目的。
??提出議題有兩種情況：一是由領導提出；二是領導提出會議的目標和要求，由秘書部門向所屬單位征求意見，經(jīng)篩選整理后，報領導審定。會議的議題無論是領導提出的，還是秘書部門征求意見整理的，都應建立在調(diào)查研究、實事求是的基礎上，盡量避免主觀性和片面性，使其科學合理，具有較強的針對性。
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2) 確定會名、規(guī)模、規(guī)格人員名單

(1) 確定會議名稱。會議名稱應當根據(jù)會議的議題或主題來確定，即要名副其實。會議的名稱一般由以下幾個部分組成：會議主辦單位的名稱、會議的主題、會議的類型。

(2) 確定會議的規(guī)模和規(guī)格。會議規(guī)模與規(guī)格的確定依據(jù)是會議的內(nèi)容或議題。
??內(nèi)容和議題需要多大的規(guī)模就上多大的規(guī)模。同時，應當本著精簡效能的原則來確定會議的規(guī)模與規(guī)格，即中、小規(guī)模，中、低檔次的規(guī)格能夠解決問題的，盡量不上大規(guī)模和高規(guī)格。

(3) 提出參加會議的范圍或人員名單。在確定會議規(guī)模與規(guī)格的基礎上，提出參加會議的范圍或人員名單。
??這就是說，多大規(guī)模、何種規(guī)格檔次的會議應當由何種層級或何種身份的人參加，這里所說的層級，一般是指參加會議人員的級別、地位；這里所說的身份，卻并不完全在于某人職位級別的高低，而是在于會議的需要。

3) 擬訂會議的時間與會期

(1) 提出會議召開的時間。
??召開會議的時間應當在會議議題確定下來之后，原則上應盡量趕早不趕晚。但也要注意以下幾點。

① 要根據(jù)會議的主持人或主辦會議單位的主要領導人及被邀請的主要領導人或貴賓是否能夠出席會議來確定時間。

② 主要領導人出差、旅行的當天或返回的當天最好不召開會議，緊急會議除外。
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③ 會見會談性會議應當事先同主、賓雙方商議之后，再確定會議召開的時間。

(2) 確定會期。會期是指召開會議時間的長短。確定會期應當與會議的內(nèi)容緊密聯(lián)系。即內(nèi)容多，議題復雜，需要與會人員充分發(fā)表意見的會議，會期可長一些，反之可短些。確定會期也應當遵循精簡效能的原則，盡量開短會。
??為此，可以采取限定發(fā)言時間的做法，以提高會議的效率。

4) 擬定會議地點

會議地點的重要性更是不容置疑的。會議地點的物質(zhì)條件——設施、環(huán)境和工作人員對會議的成功舉辦起著關鍵的作用。一般情況下，會議組織者和策劃委員會將直接參與會議的選址工作，不過，還有很多時候，會議地點的選擇是由其他人來完成的。
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選擇會議地點應當考慮如下因素。

(1) 與會者與會場的距離。

(2) 與會者下榻酒店與會場間的距離。

5) 擬訂會議的議程與日程安排

(1) 會議議程的擬訂。擬訂會議議程應當簡明概略，并冠以序號將其清晰地表達出來。代表會議的議程還要經(jīng)代表大會的預備會議或主席團會議通過之后才能正式生效。
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一般議程的順序是：宣布議程；說明人員缺席情況；宣讀并通過上次會議的備忘錄；財務主管報告；其他報告；新的議題；有關人事任免；提名并選舉新的負責人；通知有關事項；宣布休會。

(2) 會議日程的安排。會議日程是指會議議程在時間上的具體安排。會議日程多采用表格式，將會議議程分別固定在會議期間每天的上午、下午、晚上3個單元里，使與會者一目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一的規(guī)定參加會議的活動。
??因此，擬訂會議日程要明確具體，并準確無誤。日程安排大體包括時間(可具體到×小時×分鐘)、內(nèi)容、地點。

6) 準備會議文件

會議文件的準備工作主要是起草和印發(fā)。起草的文件主要有開幕詞、講話稿、工作報告、決議草案。起草的原則有的是秘書人員負責起草，有的是由秘書協(xié)助領導起草，有的是由秘書配合業(yè)務部門起草。
??承擔文件起草的秘書應了解會議宗旨和會議的全面情況，緊緊圍繞會議中心，力爭較好地完成任務。文件的印制、分發(fā)應認真負責，保證質(zhì)量，不出差錯。

7) 落實后勤工作

會務后勤服務是會務工作中不可忽視的環(huán)節(jié)，特別是一些內(nèi)容重要、參加人數(shù)較多的會議，如后勤工作做得不好，將會嚴重影響會議的效果。
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準備階段的后勤服務應做好以下工作。

(1) 會議經(jīng)費項目預算。主要包括會場租金、場地布置、文件印刷、辦公用品、住宿、伙食補貼、交通、娛樂費用等。在預算時，應堅持節(jié)約原則，精打細算，減少開支，嚴格遵守有關規(guī)定，不任意提高開支標準。

(2) 落實食宿，安排交通，做好衛(wèi)生保健工作。
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(3) 制作會議證件。會議證件包括代表證、出席證、列席證、工作證、記者證等。這些證件都應事先印制好，以便及時發(fā)給與會者和工作人員。

(4) 制定會議的值班工作與保密工作方案。

2．一般總結(jié)會會務流程

1) 成立會議的組織機構(gòu)

大中型會議的組織和管理工作單靠一兩個人是無法完成的，必須成立相應的會務組織機構(gòu)。
??一般來說，會務組織籌備機構(gòu)包括以下幾個小組，各組分工明確，互相協(xié)調(diào)，既要牢記本崗位的職責，做好本職工作，又要顧全大局，做好面上的工作。

(1) 會務組。負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。

(2) 秘書組。負責制定會議計劃，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀要、簡報，發(fā)放會議通知，進行會議文件的立卷歸檔等。
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(3) 接待組。負責生活服務、交通工具安排、醫(yī)療服務等工作。

(4) 宣傳組。負責會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務和對外宣傳報道等工作。

(5) 財務組。負責會議經(jīng)費的統(tǒng)籌使用和收費、付賬工作。

(6) 保衛(wèi)組。負責防火、防盜、人身安全和財務安全、保密工作。
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2) 會前準備工作

制發(fā)會議通知、準備會議文件和用品、選擇與布置會場等。

3) 會間工作

保證會議按既定日程和議程展開，合理調(diào)度工作。

4) 會后工作

文件資料歸檔、財務結(jié)賬、清理駐地、會場、發(fā)文等，向相關領導匯報。